カンファレンスサービス
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サービスの紹介



国際・国内学会の全て(企画から事前準備・運営、事後処理まで)をお手伝い。



Service 1:① ヒアリング


 主催者より、国際会議についての「開催概要、コンセプト、組織体制、ご要望など」の確認をします。



Service 1:② 企画・提案


 ヒアリングした内容を元に、国際会議の開催候補地・会場などを企画・提案します。



Service 1:③ 誘致活動支援


 これから国際会議の誘致活動を開始する時でも、ご安心ください。日本での国際会議実現へ向けて、キーパーソン(開催地決定権者:会長、事務局長)への印象を良くするため、効果的な誘致活動を支援します。日本政府観光局(JNTO)やコンベンションビューローをご紹介します。

〔 サービス例 〕日本政府観光局(JNTO)・コンベンションビューローの支援
  ・日本政府観光局(JNTO)の理事長による招請状の発行、各省庁大臣による招請状の発行代行
  ・海外の国際団体関係者への日本視察旅行の提供
  ・国際会議開催へのコンサルティング
 ほかにも様々な支援をしています。コンベンション誘致の英語サイトは、こちらになります。



〔参考〕国際会議の開催件数 ベスト10 (出典:ICCA 2013 国際会議開催統計)
     日本:世界順位7位・開催件数342 件



Service  2
目次 企画 事前準備 運営 事後処理

Service 2:① 広報活動(ウェブサイト、ポスター作成)


 広報活動のために国際会議・シンポジウムのウェブサイトを当社が制作し、参加者申込を受付・管理します。
 前大会の参加者リストがありましたら、学会ポスターをデザイン・作成し、郵送・メールによる広報活動を代行します。



Service 2:② 各種イベントの手配


 企画・提案させていただいたユニークベニュー(下記の説明参照)実現へ向けて、会場の予約・価格交渉をします。
 バンケット・レセプションなどの運営業務を一括してお受けします。

 ※ ユニークベニューについて
 海外の国際会議では、美術館や博物館をはじめ公的空間などを利用した、バンケット・レセプションの開催が一般的です。国際会議参加率を高めて、より良い国際会議にするため、ユニークベニュー発掘をお手伝いします。当社の過去のユニークベニューは、当社のサービスの特徴をご覧ください。



Service 2:③ 論文集・プログラムの作成


 論文集のデザインはもちろん、配布形態(USB、CD、製本など)もお好みに合わせます。
 国際会議のウェブサイトに原稿提出用のページを作成し、管理しますので、学会事務の負担を大幅に軽減できます。
 各種資料翻訳サービスもお受けします。




Service  3
目次 企画 事前準備 運営 事後処理

Service 3:① 各種イベントの運営


 海外の国際会議では、バンケット・レセプションだけでなく、会議場近くのスペースでコーヒー・ドーナツなど軽食の提供も一般的です。コーヒーブレイクは、世界各地からの参加者同士の重要なコミュニケーションの場です。国際会議の開催地に合わせて、ユニークなお茶菓子を提供し、会話の弾む雰囲気を演出します。
 基調講演や招待講演においての同時通訳業務も承ります。



Service 3:② 参加者・発表者の受付


 国際会議の受付業務を行います。そこでの名札やコングレスバック(会議のプログラムや資料を入れるためのバック)をはじめ、ノベルティグッツも開催地や季節に合わせてご用意します。国際会議の参加受付ブース近くにバーカウンターを設置し、ウェルカムカクテルを行います。



Service 3:③ 会場の設営・撤去


 会場までの誘導サイン・のぼり旗の制作し、自社の会場機材(プロジェクター、マイクアンプなど)の貸出し、会場の設営を円滑に行います。
 主催者のご要望に合わせて、会場用横断幕デザイン・制作をします。




Service  4
目次 企画 事前準備 運営 事後処理

Service 4:① 報告書作成


 国際会議参加者の決済代行システムのご提供しますので、領収書類の作成もスムーズ。
 国際会議終了後のコンベンションビューローなどへの助成金報告書もお引き受けします。



Service 4:② アンケート結果の整理


 コンベンションビューローなどから助成金を受ける際は、次回以降の開催へ向けてアンケート収集がほぼ必須です。参加者数百人のアンケート結果を整理し、当社からコンベンションビューローなどへ報告します。



Service 4:③ 御礼などのアフターケア


 国際会議前に英文のインビテーションレターを作成することはもちろん、国際会議後の御礼などもケアします。